1920
1800
1720
1500
1300
1000
760
360

Как правильно настроить голосовое меню для телефонии

Дальше — больше

Подписывайтесь и будьте в курсе последних новостей, и иновационных открытий

Часто голосовое меню (IVR) или меню самообслуживания называют электронным секретарем. И не случайно, потому что эта функция телефонии способна обрабатывать входящие вызовы без участия сотрудников. Сегодня почти весь крупный бизнес при обслуживании клиентов по телефону основной упор делает именно на голосовое меню.

Nastrojka golosovogo menyu

Многие скажут, что нельзя процесс приема входящих звонков полностью автоматизировать. Не спорим. Все-таки живое общение всегда приятно, и в некоторых случаях без него не обойтись. Но давать возможность клиенту с помощью голосового меню самому выбирать с кем ему хотелось бы поговорить также является важным элементом в обслуживании. Тут все зависит от специфики бизнеса.

Зачем нужно голосовое меню

У голосового меню куча возможностей. С его помощью можно не только обрабатывать и выполнять маршрутизацию входящих звонков, но и быстро соединять клиента с нужным специалистом или отделом. А еще эта функция дает возможность клиенту узнавать свой баланс или получать какую-либо другую информацию. Самое главное – при этом сохраняется драгоценное время клиентов – они самостоятельно набирают на своем телефоне необходимые цифры и быстро получают то, что нужно.

Настройка голосового меню в виртуальной АТС

1. Для этого необходимо зайти в веб-интерфейс сервиса, открыть раздел Номера, а затем кликнуть по плашке напротив номера (Если вы еще не подключили виртуальную АТС, то вы можете это сделать здесь).

2. Сразу настройте Расписание для номера, указав его часы работы на каждый день (Очень важно помнить, что часы работы номера могут меняться в предпраздничные и праздничные дни).

raspisanie raboty kompanii

3. Выберете маршрут приема звонков По расписанию и кликните по правому прямоугольнику для настройки – это вариант приема звонков с помощью голосового меню. Сначала выполните настройки в Рабочее время.

Vybor golosovogo menyu

4. Вы можете воспользоваться стандартным сообщением для голосового меню, которое записано в памяти виртуальной АТС, или записать сообщение в формате MP3 самостоятельно, а затем загрузить его в веб-интерфейс.

Важно, чтобы записанное сообщение для голосового меню сочеталось с кнопками, которые вы настроите.

Sozdanie golosovogo menyu

5. Настройте кнопки для голосового меню. Задайте для каждой кнопки свое значение: звонок напрямую сотруднику или в отдел, включение факса или автоответчика.

6. Вы можете добавить кнопку, кликнув по одноименной клавише, или второй уровень меню, открыв контекстное меню одной из кнопок и выбрав соответствующий пункт в самом низу списка.

7. Не забудьте выбрать действие, которая виртуальная АТС выполнит, если клиент так и не определиться с выбором.

Golosovoe menyu v ats

8. Затем выберете вариант маршрутизации звонков в Нерабочее время (как правило, это включение автоответчика) и сохраните настройки.

Теперь при приеме входящих вызовов в вашей компании работает голосовое меню. Процесс его настройки занимает всего несколько минут. Самое главное правильно записать сообщение.

Советы, как сделать голосовое меню эффективным

Голосовое меню должно быть настроено правильно, иначе его работа станет непреодолимым барьером для абонентов – клиенты попросту будут в нем путаться и, не дожидаясь соединения со специалистом, сбрасывать звонок.

Вот несколько советов, которые помогут вам настроить эту функцию в виртуальной АТС эффективно:

1. Выберете диктора с харизматичным голосом
Голос диктора должен быть немонотонным и не раздражающим, в общем – живым. А еще лучше записать необычный и нестандартный голос, который станет “одной из визитных карточек” компании.

2. Сделайте максимально короткое сообщение
Клиенты хотят максимально быстро получить ответ или соединиться со специалистом. Поэтому длина сообщения в голосовом меню должна быть короткой (примерно от 5 до 15 секунд), но содержать всю информацию – куда клиент дозвонился и что ему делать дальше.

3. Не добавляйте в меню рекламные объявления
В голосовом меню не должно быть элементов рекламы, а лишь только та информация, которая поможет клиенту соединиться с нужным специалистом или понять, как работает компания, если он позвонил в нерабочее время.

4. Не нагружайте структуру самого меню
Важно, чтобы в голосовом меню была простая и понятная структура. Как правило, используется не больше двух уровней и не больше 4 вариантов выбора. Конечно, если из голосового меню создать справочник, то потребуется сделать его более широким. В этом случае клиенты будут оставаться на линии необходимое время.

5. Самое главное вставьте в самое начало
Выстраивать структуру голосового меню необходимо на основе предпочтений абонентов. Вначале нужно дать информацию на те ответы, которые наиболее часто задают клиенты.

6. Выберите действие, если клиент ничего не выберет
При создании голосового меню обязательно нужно выбрать действие в случае, если клиент ничего не выберет, иначе вызов сбросится. И вряд ли клиент будет после этого перезванивать.

7. Создайте разное меню в рабочее и нерабочее время
Еще один важный аспект – это создание голосовых меню для разного времени работы компании. В рабочее и нерабочее время содержание сообщения должно отличаться.

Golosovoe menyu dlya telefonii

Попробуйте подключить голосовое меню для своего бизнеса


Когда голосовое меню настроено хорошо – клиенты сразу получают ответы или быстро соединяются с нужным специалистом, сотрудники не отвлекаются на входящие звонки, поступающие не по адресу. А еще голосовое меню поможет компаниям, где необходимо обслуживать разные категории клиентов, например, разговаривающие на разных языках.

В любом случае главное достоинство голосового меню в том, что эта функция не позволит вам потерять ни одного клиента.

Проверить голосовое меню в работе для своего бизнеса вы сможете совершенно бесплатно, подключив тестовый доступ в виртуальную АТС на 2 недели.

4 декабря 2018
Игорь Кривенцов
Дальше — больше

Подписывайтесь и будьте в курсе последних новостей, и иновационных открытий

Рекомендуем

Комментарии

8 (495) 230-22-22

Москва

8 (812) 242-84-00

Санкт-Петербург

8 (800) 555-95-77

Россия
Техническая поддержка:

support@gravitel.ru

Отдел по работе с клиентами:

client@gravitel.ru

Отдел продаж:

sales@gravitel.ru

Принимаем к оплате:
© 2009 - 2018
"Гравител"

Заявка на подключение

После заполнения этой формы мы создадим и настроим Виртуальную АТС с выбранным телефонным номером. Для выбора номера перейдите по ссылке.

Это полноценная версия, которая
включает 80 функций.

Подробная инструкция с данными для доступа будет отправлена на e-mail.

Остались вопросы - звоните:
8 800 555-95-77.

14 дней
бесплатно